RI&E

Klik op de afbeelding voor een vergroting.

Klik op de afbeelding voor een vergroting.

Volgens artikel 5 van de Arbeidsomstandighedenwet moet een RI&E in ieder geval aan de volgende eisen voldoen:

• de RI&E moet compleet zijn (voorkom dat bijvoorbeeld werkzaamheden, afdelingen, functies, groepen of individuele werknemers over het hoofd worden gezien);
• de RI&E moet betrouwbaar zijn (dus de situatie eerlijk weergeven);
• de RI&E moet actueel zijn (de huidige stand van zaken weerspiegelen) en, zodra de situatie daartoe aanleiding geeft, worden geactualiseerd;
• de RI&E moet op schrift staan;
• een afschrift moet aan de personeelsvertegenwoordiging (bijv. de Ondernemingsraad, OR) worden overhandigd;
• de RI&E moet door elke werknemer kunnen worden ingezien.

In de Arbowetgeving worden geen termijnen aangegeven voor het bewaren van stukken, dus ook niet van de RI&E. Dus een wettelijke verplichting is er niet, toch doet u er verstandig aan om de RI&E en de Plannen van Aanpak, zeker voor een termijn van 5 jaar te bewaren. De belangrijkste reden hiervoor is dat het bedrijf bij een (civielrechtelijke) aansprakelijkheidsclaim (bijv. een schadevergoeding van een werknemer) moet kunnen aantonen dat het voldaan heeft aan de zorgverplichting richting de werknemers.

Ook Inspectie SZW kan naar de RI&E vragen tijdens een bedrijfsbezoek

Volgens de Arbeidsomstandighedenwet (art. 5, lid 4) moet een ondernemer over een actuele RI&E beschikken. Wat actueel is, is afhankelijk van een aantal factoren. In ieder geval van ontwikkelingen binnen het bedrijf.

Als u grote aanpassingen in het bedrijf aanbrengt, moet u de RI&E ook aanpassen. Nieuwe machines, een nieuwe manier van werken, een reorganisatie of een nieuwe locatie? Veranderingen in uw bedrijf betekenen een aangepaste RI&E. U inventariseert dan opnieuw welke risico’s er in uw organisatie spelen.

Anderzijds kunnen ook ontwikkelingen in wetgeving een reden zijn om uw RI&E aan te passen.

In ieder geval is het van belang dat het bijbehorende Plan van Aanpak aantoonbaar actueel te houden.

In de Arbowet wordt geen termijn genoemd met betrekking tot de geldigheidsduur van de RI&E. Het gaat erom dat de RI&E actueel blijft. Dus moet een RI&E worden aangepast bij ingrijpende wijzigingen aan werkmethoden, werkomstandigheden of gebruikte techniek (artikel 5 lid 4 Arbowet). Voorbeelden zijn: inrichting van een nieuwe productielijn; uitbreiding van het dienstenpakket; een ingrijpende verbouwing; ingrijpende wijziging van werknemerstaken.

Ook als nieuwe oplossingen beschikbaar komen op het gebied van techniek, bedrijfsgezondheidszorg, ergonomie of arbeids- en bedrijfskunde, of nieuwe ontwikkelingen in de wetgeving moet de RI&E daarop worden aangepast.In ieder geval is het van belang dat het bijbehorende Plan van Aanpak aantoonbaar actueel wordt gehouden.

In het kader van een certificering (bijvoorbeeld VCA) kunnen soms aanvullende eisen worden gesteld met betrekking tot de termijn waarop de RI&E getoetst moet worden.

Ja, iedere werkgever in Nederland is verplicht een RI&E uit te voeren. Het maakt hierbij niet uit of het bedrijf in een huurpand is gevestigd. Indien er knelpunten uit de RI&E naar voren komen die betrekking hebben op het pand, is de werkgever op basis van de Arbowet verantwoordelijk voor het oplossen van deze knelpunten.

In de praktijk blijkt dat huurders zich tot de verhuurder richten wanneer er knelpunten uit de RI&E naar voren komen die betrekking hebben op het pand. In de huurovereenkomst is vaak geregeld wie voor dergelijke knelpunten verantwoordelijk is.

Elke werkgever is verplicht een eigen RI&E op te stellen, inclusief plan van aanpak. Dat er meer bedrijven in één pand gevestigd zijn maakt hierbij niet uit. Uit de RI&E en het plan van aanpak kunnen punten komen die zowel individueel als gezamenlijk geregeld moeten worden.

Het is bovendien niet alleen aan te raden, maar ook verplicht dat de diverse werkgevers samenwerken bij de tot stand komen van hun eigen bedrijfsRI&E. Meer hierover staat in Artikel 19 van de Arbowet.

Ook zijn sommige verantwoordelijkheden vastgelegd in het huurcontract, bijvoorbeeld m.b.t. brandveiligheid. De huurders kunnen de verhuurder hier op aanspreken.

Wie heeft welke verantwoordelijkheid bij het opstellen van de RI&E, het toetsen en het uitvoeren van de RI&E met het plan van aanpak?
Hoe we het ook wenden of keren, uiteindelijk is de werkgever verantwoordelijk voor het opstellen en uitvoeren van de RI&E en het plan van aanpak. Als er zaken rond die RI&E niet goed gaan dan is dat de verantwoordelijkheid van de werkgever. Een werkgever kan de RI&E natuurlijk geheel zélf uitvoeren, maar in veel bedrijven is deze taak neergelegd bij de preventiemedewerker.

Indien een bedrijf een RI&E en plan van aanpak heeft gemaakt moet deze RI&E en plan van aanpak voor een onafhankelijke toetsing worden voorgelegd aan een gecertificeerde arbodienst of arbodeskundige.

De arbodienst/arbodeskundige stuurt het resultaat van deze toetsing niet alleen aan de werkgever, maar ook aan de OR of de PVT. Het advies van de arbodeskundige kan tot een aanpassing in de RI&E en het plan van aanpak leiden. De aangepaste RI&E en het plan van aanpak worden voorgelegd aan de OR of PVT ter instemming. Na instemming van de OR of PVT gaat de werkgever met hulp van de preventiemedewerker aan de slag met het plan van aanpak.

De Inspectie SZW kan de werkgever vragen om de RI&E en het plan van aanpak. Als daarin is afgeweken van het advies van de arbodienst of arbodeskundige, zal Inspectie SZW vragen om de motivatie: Wat zijn ze overwegingen van de werkgever geweest om af te wijken van het advies van de arbodienst of arbodeskundige. Alleen Inspectie SZW kan de werkgever dwingen om bepaalde maatregelen te treffen.

VIn de Arbowet wordt geen termijn genoemd met betrekking tot de geldigheidsduur van de RI&E. Uitgangspunt is dat de RI&E actueel dient te zijn. Een RI&E moet bijgesteld en opnieuw getoetst worden als er in een bedrijf iets verandert in de werkmethoden, de werkomstandigheden of bij technische innovaties. Bijvoorbeeld bij de inrichting van een nieuwe productielijn, de uitbreiding van het dienstenpakket, een (interne) verhuizing of ingrijpende verbouwing of een ingrijpende wijziging in de taken van werknemers.

In het kader van een certificering (bijvoorbeeld VCA) kunnen soms aanvullende eisen worden gesteld met betrekking tot de termijn waarop de RI&E getoetst moet worden.

Een bedrijf komt in aanmerking voor toetsingsvrijstelling wanneer het voldoet aan de volgende voorwaarden:

Bij het bedrijf werken maximaal 25 werknemers (alle vestigingen samen).
Voor het opstellen van de RI&E wordt gebruikt gemaakt van een branchespecifiek RI&E-instrument dat is goedgekeurd door de sociale partners en een gecertificeerde arbo-deskundige.
Het bedrijf valt onder de betreffende branche.

De wetgever kijkt naar het aantal arbeidsovereenkomsten en dus niet naar het aantal FTE’s. Ook stagiaires worden hierin meegeteld.

Holdings, BV’s en Vestigingen
Voor bedrijven, werkmaatschappijen en zelfstandige BV’s die onderdeel zijn van een Holding of voor vestigingen van een grotere organisatie geldt dat wanneer het bedrijf of vestiging een autonome verantwoordelijkheid heeft met betrekking tot investeringsbeslissingen en/of een eigen budget heeft voor arbo met eigen sturingsmogelijkheden, het aantal werknemers in bedrijf of vestiging geteld wordt. Worden dit soort beslissingen op hoger niveau genomen, dan telt men het aantal werknemers van de totale organisatie of vestiging. Dus ook bij vestigingen van een grotere organisatie telt men in dat geval de werknemers van de hele organisatie.

Inleen/detachering van personen
Wanneer het inlenende bedrijf bepaalt hoe de ingeleende of gedetacheerde medewerkers exact werken, wat er gedaan moet worden, hoe er gewerkt moet worden etc. dan dient het inlenende bedrijf deze medewerkers te beschouwen als ‘gewone’ werknemers. Dit betekent dat het bedrijf verplicht is voor de werkzaamheden van deze medewerkers een RI&E op te stellen en dat deze ook meegeteld moeten worden voor het bepalen van het aantal werknemers. Werken de inleenkrachten of gedetacheerde medewerkers min of meer autonoom, dan worden de medewerkers meegeteld bij het detacheringsbedrijf.

Inhuur van bedrijven
Bedrijven die worden ingehuurd zijn zelf verantwoordelijk voor het opstellen van een RI&E voor de werkzaamheden die zij uitvoeren. Voorbeelden hiervan zijn: de inhuur van bedrijven die regelmatig het kopieerapparaat onderhouden of het inhuren van een loodgieter. De onderhoudsmensen van het kopieerapparaat en de loodgieter tellen niet mee bij het bepalen van het aantal mensen in het bedrijf.

Bij wisselende aantallen in een jaar
Er wordt gekeken naar het gemiddeld aantal personeelsleden per jaar. Daarbij geldt niet het aantal FTE’s, maar het aantal daadwerkelijke personen