Toolbox Meeting

Ja zeker, u kunt deze vrijblijvend aanvragen. U ontvangt dan van ons een inlog waarmee u zelf een online toolbox kunt maken en het dashboard voor de coördinator kunt bekijken en proberen. 

Liever persoonlijke uitleg? Hiervoor komen we vrijblijvend bij u op locatie.

Je ontvangen van ons een welkomstmail waarin je persoonlijke inloggegevens zoals je gebruikersnaam en wachtwoord zijn verstrekt.
Mocht je deze niet hebben ontvangen dan kan het zijn dat deze is de spamfolder terecht is gekomen.

U sluit een abonnement af voor een periode van 1 jaar. Het abonnement wordt naar uw voorkeur ingericht; 

• U kiest vooraf het aantal toolboxmodules en de frequentie. Bijv. elke kwartaal 1 toolbox
• U kiest vooraf de toolboxonderwerpen 
• U bepaald het aantal licenties (gebruikers) dat u nodig heeft.

Hiermee heeft u tevens de jaarplanning op orde. Na circa 10 maanden zullen wij contact met u opnemen voor een eventuele verlenging. 
Licenties zijn altijd persoonsgebonden en in verband met de borging voor uw VCA certificering onderling niet uitwisselbaar.

Wij maken gebruiken van twee licenties:

1. Jaarlicentie:  Vaste medewerkers volgen gedurende een jaar de door u gekozen onderwerpen en het aantal toolboxen. 
2. Flexlicentie:  Tijdelijke  medewerkers volgen per periode (bijv. elke kwartaal) een toolboxmodule.

Ja, u kunt deze zelf uitkiezen. Meestal wordt deze afgestemd op de risico’s die bijvoorbeeld uit uw RI&E of andere audit naar voren zijn gekomen.

Het is mogelijk dat wij u hierin adviseren, wij vragen u dan naar o.a. de RI&E en een functiematrix.

Ja, u kunt deze zelf uitkiezen. Afhankelijk van bijvoorbeeld de VCA-verplichting of een andere certificering kiest u per jaar de frequentie van het gewenste aantal toolboxen. Op basis hiervan sluit u per medewerker een jaarlicentie af.

Het is mogelijk dat wij u hierin adviseren, wij vragen u dan naar o.a. de RI&E en/of een functiematrix.

Jazeker, dat is mogelijk.

We hebben hiervoor 3 opties, bekijk onderstaand afbeelding voor een schematische weergave:

• Standaar; een enkel team 
• Optie 1; meerdere teams
• Optie 2; meerder teams èm locaties 

klik op een afbeelding voor een vergroting

Ja, dat kan. De coördinator heeft het beheer over de hele organisatie, een teamleider heeft alleen het beheer over zijn/haar team.

• Een coördinator kan aan alle teams zowel teamleiders als teamleden toevoegen én verwijderen. De coördinator kan van alle teams rapportageoverzichten downloaden.
• Een teamleider kan alleen in het eigen de team medewerkers (teamleden) toevoegen en verwijderen. De teamleider kan alleen rapportageoverzichten downloaden van het eigen team.

klik op een afbeelding voor een vergroting

Ja, dat kan. Het mogelijk dat een coördinator de toolboxen zelf ook volgt. De resultaten worden dan ook opgenomen in de rapportages. 

Ja, de toolboxen zijn zowel op een computer, iPad, tablet of mobiele telefoon uit te voeren.

Let op! Men moet wel de beschikking hebben tot het internet.

Ja dat kan. Tijdelijke medewerkers krijgen hiervoor een tijdelijke registratie, welke maandelijks (buiten het abonnement) aan u gefactureerd wordt. 

Ja, het is zeker mogelijk dat er binnen een bedrijf verschillende toolboxen worden afgenomen. Niet elke functie heeft immers dezelfde risico’s.  

De module registreert automatisch per onderdeel (Wetgeving, Feiten, Risico’s, Inventarisatie, Beheersmaatregelen, Goede Praktijk, Discussie, Kennistoets) wanneer en hoelang er activiteit gemeten is. Tevens moet de werknemer een onderdeel als voltooid markeren alvoren ze verder kunnen in de module. 

Dit geldt ook voor video’s, de medewerker kan pas verder in de module nadat het filmpje helemaal afgekeken is. Deze kan tussentijds niet handmatig verder gespoeld of gepauzeerd worden, bij het wegklikken naar een ander venster zal het filmpje pauzeren. De module kan pas als voltooid gemarkeerd worden als het filmpje afgelopen is. 

Wij hebben per gebruiker (per licentie) een naam en een e-mailadres nodig. 

Ja, na het aanmelden ontvangen uw medewerker(s) een welkomstmail van ons waarin hun persoonlijke inloggegevens zoals gebruikersnaam en wachtwoord worden verstrekt.

Afhankelijk van het aantal toolboxen dat uw organisatie heeft afgesloten, ontvangen medewerkers een mailnotificatie als er een nieuwe toolboxmodule geactiveerd wordt. Dit varieert meestal van 4 toolboxen per jaar tot maximaal 10 toolboxen per jaar.

Zodra medewerkers na de activatie van een nieuwe toolboxmodule deze in de eerste week van de maand (nog) niet hebben voltooid, dan ontvangt de betreffende medewerker van ons een reminder per email.
Heeft een medewerker alles netjes voltooid? Dan ontvangen zij geen email.

Ja, wij kunnen bijv. maandelijks de werknemers die een toolbox (nog) niet hebben gestart of  volledig hebben voltooid een reminder sturen. Dit doen wij altijd in de eerste week van de maand.

Ja zeker. We hebben hiervoor een speciaal een support button, waarmee je je vragen kunt stellen, zoals bijvoorbeeld  technische vragen als een storing, een inlog probleem of een niet goed werkende link, etc..

Voor support geldt: Vragen/meldingen die op werkdagen tot 17.00 uur bij ons binnenkomen zullen diezelfde dag nog in behandeling* worden genomen.

*In enkele gevallen kan het voorkomen dat een probleem niet dezelfde dag opgelost kan worden. Wij zullen u hier altijd van op de hoogte stellen.

Vragen over veiligheidsissues moeten direct worden gesteld aan de projectleider/leidinggevende  of de preventiemedewerker op locatie.

Het dashboard is een (besloten) omgeving specifiek voor uw bedrijf ingericht en alleen toegankelijk voor uw medewerkers. Hier vind u onder andere uw bedrijfslogo, het veiligheidsreglement, mededelingen,  het toegewezen team en de bijhorende toolboxmodules.

Medewerkers krijgen via hun eigen inloggegevens toegang tot een gepersonaliseerd dashboard. Vanuit hier starten zij de Online Toolboxen.  Tevens hebben ze vanuit hier inzage in hun eigen resultaten.

De coördinator krijgt tevens toegang tot een rapportage dashboard, waar o.a. de statistieken en resultaten van alle medewerkers terug te vinden en te downloaden zijn. 

Hiermee wordt inzichtelijk of de werknemer de inhoud van de toolbox begrepen heeft en deze ook kan terugkoppelen in de vorm van kennis/casus vragen. 

De Arbowet, artikel 8, noemt geen frequentie of aantal te houden toolboxmeetings. De werkgever moet de werknemer(s) voldoende voorlichten voor de te verrichten werkzaamheden en de daaraan verboden risico’s en maatregelen.

Welke onderwerpen dit zijn kan onder andere voortkomen uit de bedrijfs-RI&E of functie-RIE, werkplek-inspecties of vanuit wensen van de medewerkers.

De VCA-norm heeft het in eis 4.1 over “VGM-bewustzijn” en de bevordering hiervan op regulier overleg en via toolboxmeetings. De benoemde frequentie van 4x per jaar (VCA*) en 10x per jaar (VCA** en petrochemie) is meestal geschikt. 

Bij uitzondering kan dit op een andere wijze worden georganiseerd dan een reguliere bijeenkomst, mits onderbouwd door het bedrijf. Hierbij geldt wel een minimum aantal contactmomenten van 50% van de hierboven genoemde frequentie. 

• bedrijfs-RI&E,
• functie-RI&E
• werkplek inspecties
• of vanuit wensen van de medewerkers

Wij beschikken over een zeer uitgebreide databank met inmiddels > 75 toolboxonderwerpen. Mocht het door u gewenste toolboxonderwerp er niet bij staan dan kunt u deze bij ons aanvragen. 

De toolboxen blijven gedurende de looptijd van het abonnement toegankelijk voor de werknemers, dit is standaard 365 dagen.

Bijv.: U heeft een abonnement afgesloten met als ingangsdatum 15 februari, dan krijgen medewerkers met een jaarlicentie 365 dagen toegang. Dus in dit voorbeeld heeft men toegang t/m 14 februari van het volgende jaar.

Afhankelijk van of u uw abonnement verlengt, worden gebruikersresultaten (en/of gegevens) als volgt behandeld:

• Zodra het abonnement is verlopen en niet wordt verlengt zullen alle gebruikersgegevens, inclusief alle gebruikersresultaten, na 30 dagen automatisch definitief worden verwijderd. 
• Zodra het abonnement wordt verlengt krijgen uw medewerkers nog 30 dagen de tijd om eventuele niet voltooide toolboxen alsnog te voltooien. Wij stellen dan een jaaroverzicht voor u. 
  Hierna zullen wij alle toolboxmodules resetten, hiermee zullen ook de behaalde resultaten worden verwijderd, alvorens wij het abonnement verlengen.

In beide gevallen zullen wij dus de gebruikersresultaten definitief resetten en/of verwijderen. Dit houdt in dat wij deze niet meer kunnen herstellen